Fungsi,sifat dan jenis indeks

*oleh Sofwatullah

Indeks mempunyai 3 (tiga) tujuan utama yaitu:

1.      Memberikan kemudahan dalam menemukan dokumen berdasarkan subjek;

2.      Mengidentifikasi topik suatu dokumen sehingga dapat dihubungkan dengan dokumen lain;

3.      Memprediksi relevansi suatu dokumen dengan kebutuhan informasi tertentu.

Sifat indeks

Selain karakteristik representasi informasi seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu, menurut Rowley (1995) indeks mempunyai sifat sebagai berikut:

1.      Spesifisitas (specificity): indeks harus merupakan istilah spesifik yang berkaitan dengan subjek dokumen.

2.      Mendalam (exhaustivity): indeks yang diberikan pada suatu dokumen harus didasarkan pada analisis subjek yang mendalam.

3.      Terhindar dari kesalahan (error): indeks yang diberikan pada suatu dokumen harus terhindar dari kesalahan interpretasi dan intervensi manusia.

Jenis Indeks

Terdapat beberapa jenis indeks subjek. Salah satu jenis indeks yang paling mudah dalam proses pembuatannya adalah indeks KWIC (Keyword In Context). Indeks KWIC adalah indeks yang secara langsung diturunkan dari kata kunci (keyword) yang terdapat dalam judul dokumen dengan susunan seperti aslinya. Kata kunci adalah kata-kata yang digunakan dalam penulisan dokumen dan dianggap mempunyai arti penting.

Indeks KWIC dibuat dengan membuang semua kata yang tidak mempunyai arti (stop word) yang terdapat dalam judul dokumen. Kata-kata yang tertinggal adalah kata-kata kunci yang tersusun sesuai dengan susunan dalam judul aslinya. Format indek KWIC sangat terbatas, hanya satu baris dengan jumlah karakter tertentu. Judul yang panjang akan dipotong sesuai dengan jumlah karakter yang dapat ditampung dalam baris tersebut. Indeks yang yang ditampilkan dapat berupa bagian kata kunci pada bagian kiri, bagian tengah, atau bagian kanan dari susunan kata-kata kunci yang dihasilkan. Kelemahan indeks KWIC adalah kemungkinan besar indeks KWIC terlihat sangat aneh dan membingungkan bagi pengguna sehingga tidak banyak bermanfaat secara praktis.

Perkembangan dari indek KWIC adalah indek KWOC (Keyword Out of Context). Kata-kata kunci yang menyusun indeks KWOC sama dengan indeks KWIC, perbedaan hanya terletak pada susunan dan tampilannya. Setiap kata kunci yang diekstrak dari judul disusun sebagai tajuk dan di bawah masing-masing tajuk tersebut diberikan judul lengkap dan referensi sumbernya. Dalam hal ini tidak ada pembatasan ruang untuk setiap cantuman (entry). Kelemahan indeks KWOC adalah kemungkinan besar terdapat tajuk yang berupa kata-kata yang kurang berkualitas seperti kata sifat.

Disamping jenis-jenis indeks tersebut di atas, terdapat satu jenis indeks yang relatif lebih rumit dalam pembuatannya yaitu yang disebut sebagai deskriptor. Deskriptor yaitu istilah indeks yang berupa istilah-istilah standard atau biasa disebut sebagai kosa kata terkendali (controlled vocabulary). Dalam penentuan deskriptor, kata-kata kunci yang diekstrak dari dokumen ditranslasikan ke dalam istilah-istilah atau kosa kata standard yang terdapat dalam bahasa indeks alfabetis seperti tesaurus atau skema klasifikasi.

 *penulis adalah konstributor greenlibrary